Bezpieczne przechowywanie akt jest jednym z najważniejszych obowiązków każdej osoby prowadzącej jakąkolwiek działalność gospodarczą. Możliwe uchybienia wynikające z niewiedzy lub nawet zwykłej ludzkiej pomyłki mogą skutkować niezwykle uciążliwymi karami pieniężnymi. Z tego też powodu każdy odpowiedzialny przedsiębiorca powinien skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się takimi czynnościami jak przechowywanie akt.
Jakie dokumenty powinny być profesjonalnie przechowywane?
Oprócz dokumentów wychodzących cyklicznie takich jak między innymi akty sprzedaży lub listy płac, które także powinny być w odpowiedni sposób archiwizowane, szczególny nacisk należy położyć na przechowywanie akt firmowych takich jak:
- dokumenty podatkowe – zgodnie z ustawą przechowywane przez okres 5 lat, zaliczamy do nich przede wszystkim księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty;
- dokumenty kadrowe – zgodnie z prawem przechowywanie dokumentów kadrowych powinno trwać przez okres 50 lat;
- dokumenty zgłoszeniowe – podobnie jak akty kadrowe, należy przechowywać je przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej;
- dokumenty rozliczeniowe – czyli zapisy potwierdzające wysokość odprowadzanych składek; wymagają co najmniej pięcioletniej archiwizacji;
- dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszelkie wpłaty na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne; powinno się je przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Konsekwencje nieprawidłowego przechowywania dokumentów
Wszystkie firmowe dokumenty niewłaściwie archiwizowane mogą wyrządzić niebagatelnych szkód nawet najlepiej prosperującemu biznesowi. Co więcej, bardzo łatwo pogubić się w tej całej masie papierków i przypadkowo wyrzucić coś, co może okazać się niezwykle przydatne w przyszłości. Za nieprawidłowe przechowywanie akt grozi odpowiedzialność karnoskarbowa.
Zlecenie wykonywania tych czynności profesjonalnej firmie może uchronić się od popełnienia tego typu wykroczeń i tym samym oszczędzić pieniądze. Jedną z takich spółek jest Rhenus Data Office, oferująca fachowe usługi takie jak przechowywanie i archiwizacja dokumentów zarówno fizycznych, jak i elektronicznych.
W kwestiach powierzania komuś takich obowiązków jak przechowywanie dokumentacji pracowniczej, zdecydowanie warto korzystać z pomocy osób, które znają się na swojej pracy. Odpowiednio dobrana i zaufana firma sprawi, że cały proces związany z takimi czynnościami jak archiwizacja czy przechowywanie dokumentów przebiegnie w stosunkowo bezstresowej atmosferze. Co więcej, profesjonalne przechowywanie dokumentacji powinien praktykować każdy przedsiębiorca ceniący sobie zarówno czas, jak i pieniądze.
