Działające w Polsce przedsiębiorstwa muszą liczyć się z tym, że przechowywanie dokumentów to integralna część ich działania i lepiej podejść do niego poważnie, gdy zależy nam na tym, by firma działała tak efektywnie, jak to tylko możliwe. Jak więc mądrze przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentów — dostępne metody
Dwie najpopularniejsze metody na przechowywanie dokumentów są raczej dobrze każdemu znane. Pierwsza z nich to dość tradycyjny sposób polegający na tym, że przechowywanie akt odbywa się w formie papierowej i cała dokumentacja znajduje się w specjalnym miejscu, jakim jest archiwum.
Druga metoda na przechowywanie dokumentów to przeniesienie ich do świata cyfrowego, czyli przechowywanie z pomocą chmury bądź fizycznych nośników danych. Jest to ponadto najlepszy sposób na przechowywanie dokumentów księgowych a dokładniej sprawozdań finansowych, które powinny być dostarczane w formie elektronicznej.
Która metoda na przechowywanie dokumentów jest najlepsza?
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów zarówno w formie cyfrowej, jak i tradycyjnej ma swoich zwolenników, a także przeciwników. Nie bez powodu jednak znaczna większość firm decyduje się na cyfrowe przechowywanie dokumentów. Jednym z głównych powodów jest oszczędność papieru, co ma dobry wpływ na środowisko naturalne, ale też oszczędność miejsca w firmie.
Na małych nośnikach danych można zmieścić bowiem tyle dokumentów, ile znalazłoby się w niezłym archiwum. Z tego powodu postawienie na cyfrowe przechowywanie dokumentów pozwala zyskać nowe miejsce w siedzibie przedsiębiorstwa, w którym będziemy w stanie na przykład urządzić kolejne miejsca do pracy, czy też wydzielić strefę relaksu dla pracowników.
Przechowywanie dokumentów — alternatywy
Oczywiście można też poszukać alternatyw dla przechowywania dokumentów wewnątrz firmowych nieruchomości. Taką alternatywę stanowią na przykład usługi archiwizacyjne. Są one oferowane przez firmy specjalizujące się w przechowywaniu oraz archiwizacji dokumentów i posiadają własne, a do tego spore archiwa.
Korzystając z usług takiego przedsiębiorstwa, mamy pewność, że nasze dokumenty są w dobrze zabezpieczonym miejscu, gdzie nie będą wystawione na wpływ czynników zewnętrznych, a także trudno jest się do nich dostać osobom trzecim.
Ponadto outsourcing przechowywania dokumentów sprawia, iż nie musimy się również zajmować ich obsługą. Całe segregowanie dokumentów jest bowiem wykonywane przez pracowników takiej firmy. Podobnie sprawa ma się z brakowaniem i niszczeniem niepotrzebnych już dokumentów.