Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą w jakimś momencie może generować dokumenty, które będą zawierały dane osobowe. W tej sytuacji trzeba będzie pamiętać o tych zasadach, które odnoszą się do kwestii związanej z ochroną danych osobowych, która narzucona jest przez rozporządzenie RODO. Wymogi, jakie narzucone są przez RODO obejmują także niszczenie dokumentów.
Dlatego warto zapoznać się z wymogami jakie są stawiane przez obowiązujące przepisy prawa, by wiedzieć jak powinno być realizowane niszczenie dokumentacji, by faktycznie można było mówić o ochronie danych osobowych, które w dokumentach są gromadzone.
Jak RODO traktuje niszczenie dokumentów?
Niszczenie dokumentów przez RODO zrównane jest z ich przetwarzaniem. Dlatego tak samo jak przy innych formach przetwarzania dokumentów tak w momencie, gdy realizuje się ich niszczenie odpowiedzialnym za bezpieczeństwo danych jest podmiot odpowiadający za ich przetwarzanie. Dlatego firma, która chce przeprowadzić bezpieczne niszczenie dokumentów powinna pamiętać o tym, by zadbać o realizację tych działań z zachowaniem staranności o ochronę danych osobowych.
Samodzielnie bądź z pomocą doświadczonego wykonawcy
Niszczenie dokumentów może być realizowane samodzielnie, bądź też pod okiem doświadczonego wykonawcy, który będzie odpowiadał za właściwą ich utylizację. Istnieją na rynku firmy, które świadczą usługi niszczenia dokumentów i są w stanie zagwarantować tak wykonana pracę, która sprawi, że dane zgromadzone w dokumentach będą właściwie zabezpieczone. Co do zasady samo niszczenie dokumentów określić można po prostu jako fizyczne unicestwienie nośników, na których znajdują się dane. Należy to wykonać w taki sposób, że odtworzenie danych nie będzie możliwe.
Jak wybrać firmę do zniszczenia danych?
Wybierając firmę, która oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów warto szukać wykonawcy z doświadczeniem, który będzie w stanie zagwarantować usługi na wysokim poziomie. Wśród tych kwestii, które warto brać pod uwagę należy wymienić między innymi takie elementy jak:
- sprzęt wykorzystywany do niszczenia dokumentów;
- doświadczenie w tego typu usługach;
- wydajność z jaką pracuje firma niszcząca dokumenty;
- czy usługi realizowane są u klienta czy w siedzibie firmy;
- jakie opinie ma dana firma.
Mając takie kwestie na uwadze łatwiej będzie wybrać wykonawcę, który zagwarantuje realizacje usług na wysokim poziomie i zagwarantuje, że dokumenty będą niszczone w sposób, który jest zgodny z RODO i krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Podmiotem, który w sposób profesjonalny i bezpieczny zajmuje się niszczeniem dokumentów jest np. Destroy & Recycling.
